Getting Things Done: ระบบการจัดการงานที่เปลี่ยนโลก

หนังสือเล่มนี้เขียนโดย David Allen นักปรึกษาด้านผลิตภาพที่พัฒนาระบบ Getting Things Done (GTD) ซึ่งกลายเป็นหนึ่งในระบบการจัดการงานที่ได้รับการยอมรับและนำไปใช้มากที่สุดในโลกธุรกิจ

หนังสือเล่มนี้คืออะไร

“Getting Things Done” เป็นคู่มือที่แสดงให้เห็นว่าเราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและไร้ความเครียดผ่านการจัดระเบียบความคิดและงานอย่างเป็นระบบ

แนวคิดหลัก: สมองของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อเก็บและจำงานต่างๆ แต่ควรเป็น “เครื่องมือคิด” ที่ใสสะอาด

ระบบ GTD: 5 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จ

David Allen พัฒนาระบบ GTD ที่ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก:

1. Capture (บันทึก)

เก็บทุกอย่างที่เข้ามาในสมอง

• ใช้ Inbox เดียวสำหรับรับข้อมูลทั้งหมด
• เขียนทุกอย่างลงไป ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่
• ใช้เครื่องมือที่เข้าถึงได้ง่าย (โทรศัพท์, กระดาษ, แอป)

หลักการ “Mind Sweep”:

• จดทุกสิ่งที่อยู่ในสมองลงกระดาษ
• ไม่ต้องคิดว่าสำคัญหรือไม่
• เป้าหมายคือทำให้สมองว่างเปล่า

2. Clarify (ชี้แจง)

ตัดสินใจว่าแต่ละสิ่งคืออะไรและต้องทำอย่างไร

คำถามสำคัญ:

• นี่คืออะไร?
• เป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการหรือไม่?
• ถ้าใช่ การกระทำถัดไปคืออะไร?

หลัก 2 นาที:

• ถ้างานใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ทำทันที
• ถ้าไม่ ให้ Delegate หรือ Defer

3. Organize (จัดระเบียบ)

จัดสิ่งต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่ตามการดำเนินการ

หมวดหมู่สำคัญ:

Projects (โครงการ)

• งานที่ต้องมีการกระทำมากกว่า 1 ขั้นตอน
• มีผลลัพธ์ที่ชัดเจน

Next Actions (การกระทำถัดไป)

• งานเดี่ยวที่สามารถทำได้ทันที
• ต้องเป็นการกระทำที่เป็นรูปธรรม

Waiting For (รอการตอบสนอง)

• งานที่รอคนอื่นหรือสถานการณ์อื่น
• ต้องมีการติดตามอย่างสม่ำเสมอ

Calendar (ปฏิทิน)

• เฉพาะสิ่งที่ต้องทำในวันและเวลาที่กำหนด
• ไม่ใส่สิ่งที่เป็น “ควรจะทำ”

Someday/Maybe (อนาคต/อาจจะ)

• สิ่งที่อยากทำแต่ยังไม่ได้กำหนดเวลา
• ต้องทบทวนอย่างสม่ำเสมอ

4. Reflect (ทบทวน)

อัพเดทและทบทวนระบบอย่างสม่ำเสมอ

Weekly Review (การทบทวนรายสัปดาห์)

ขั้นตอนการทบทวน:

1. ล้าง Inbox ให้หมด
2. ทบทวนรายการ Next Actions
3. ทบทวน Projects ว่าครบถ้วนหรือไม่
4. ทบทวน Calendar
5. ดู Waiting For และติดตาม
6. ทบทวน Someday/Maybe

Daily Review (การทบทวนรายวัน)

• ดู Calendar และ Next Actions
• เลือกงานที่จะทำในวันนั้น
• อัพเดทรายการตามความจำเป็น

5. Engage (ลงมือทำ)

เลือกงานที่จะทำด้วยความมั่นใจ

เกณฑ์การเลือกงาน:

1. Context (บริบท)

• ทำงานอะไรได้บ้างในสถานการณ์ปัจจุบัน
• @Computer, @Phone, @Office, @Home

2. Time Available (เวลาที่มี)

• งานที่ใช้เวลา 15 นาที vs 2 ชั่วโมง
• เลือกงานให้เหมาะกับช่วงเวลา

3. Energy Level (ระดับพลังงาน)

• งานที่ต้องใช้สมองมาก vs งานง่ายๆ
• จับคู่งานกับพลังงานที่มี

4. Priority (ความสำคัญ)

• เมื่อทุกอย่างเท่ากัน ให้เลือกงานสำคัญ

แนวคิดสำคัญ

1. Mind Like Water

สภาวะของจิตใจที่สงบและพร้อมรับมือทุกสถานการณ์

• เหมือนน้ำที่ตอบสนองต่อสิ่งที่เข้ามาอย่างเหมาะสม
• ไม่มีความวิตกกังวลหรือความคิดที่สะสม
• สามารถโฟกัสกับงานปัจจุบันได้อย่างเต็มที่

2. Open Loops

สิ่งที่ยังไม่เสร็จหรือยังไม่ได้จัดการ ที่ทำให้สมองไม่สงบ

• ทุกสิ่งที่ยังค้างคาใจต้องถูกจับและจัดการ
• การปิด Loop เหล่านี้จะทำให้สมองเบาและชัดเจน

3. Natural Planning Model

แบบจำลองการวางแผนตามธรรมชาติ

5 ขั้นตอน:

1. Purpose (จุดประสงค์): ทำไมถึงทำ?
2. Vision (วิสัยทัศน์): สำเร็จแล้วจะเป็นอย่างไร?
3. Brainstorming (ระดมสมอง): มีอะไรบ้างที่ต้องคิด?
4. Organizing (จัดระเบียบ): จัดลำดับความสำคัญ
5. Next Actions (การกระทำถัดไป): ขั้นตอนแรกคืออะไร?

การปรับใช้ในบริบทไทย

สำหรับผู้บริหารไทย

การจัดการประชุม

• ใช้ระบบ GTD จัดการ Action Items จากประชุม
• แต่ละ Action ต้องมีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาชัดเจน
• ติดตามผลใน Weekly Review

การสื่อสาร

• จัดการ Email ด้วยหลัก 2 นาที
• ใช้ Waiting For ติดตาม Email ที่รอการตอบกลับ
• ลดการใช้ CC และ BCC ที่ไม่จำเป็น

สำหรับพนักงานออฟฟิศ

การจัดการงานประจำ

• แยกงาน Routine กับ Project ให้ชัดเจน
• ใช้ Context ช่วยเลือกงานให้เหมาะกับสถานการณ์
• สร้าง Template สำหรับงานที่ทำซ้ำ

การทำงานเป็นทีม

• ใช้ Waiting For ติดตามงานที่ขอความช่วยเหลือ
• แชร์ Project List กับทีมเพื่อความโปร่งใส
• ใช้ระบบ GTD ในการมอบหมายงาน

การใช้เทคโนโลยี

แอปพลิเคชันสำหรับ GTD

สำหรับ iOS:

• OmniFocus
• Things 3
• Todoist

สำหรับ Android:

• Todoist
• Any.do
• TickTick

แบบ Cross-Platform:

• Notion
• Asana
• Trello

การเลือกเครื่องมือ

1. ความง่ายในการ Capture: บันทึกได้เร็วและง่าย
2. การจัดระเบียบ: รองรับ Context และ Project
3. การ Sync: ใช้ได้หลายอุปกรณ์
4. การ Review: สามารถดูภาพรวมได้ง่าย

เคล็ดลับการเริ่มต้น

สัปดาห์ที่ 1: Mind Sweep

• จดทุกอย่างที่อยู่ในสมองลงกระดาษ
• ใช้เวลา 2-3 ชั่วโมงทำ Mind Sweep ครั้งแรก
• ไม่ต้องจัดระเบียบ เพียงแค่เขียนออกมา

สัปดาห์ที่ 2-3: การจัดระเบียบ

• แยกสิ่งต่างๆ เป็น Projects และ Next Actions
• สร้างระบบ Filing ที่ง่าย
• เริ่มใช้ Calendar อย่างเคร่งครัด

สัปดาห์ที่ 4: Weekly Review

• กำหนดเวลาทำ Weekly Review
• เริ่มจากการทำ 30 นาทีก่อน
• ปรับปรุงระบบตามที่เรียนรู้

เดือนที่ 2-3: การปรับปรุง

• หาเครื่องมือที่เหมาะสมกับตัวเอง
• พัฒนา Context ให้เหมาะกับรูปแบบการทำงาน
• เพิ่ม Workflow สำหรับงานที่ทำซ้ำ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

1. ระบบซับซ้อนเกินไป

ปัญหา: สร้างระบบที่มีหมวดหมู่มากเกินไป แก้ไข: เริ่มจากระบบง่ายๆ แล้วค่อยเพิ่ม

2. ไม่ทำ Weekly Review

ปัญหา: ระบบเก่าและไม่น่าเชื่อถือ แก้ไข: กำหนดเวลาและสถานที่ทำ Review แบบคงที่

3. Next Actions ไม่เป็นรูปธรรม

ปัญหา: เขียน “วางแผนโครงการ” แทน “โทรหา คุณสมชาย เพื่อนัดประชุม” แก้ไข: ทุก Next Action ต้องเริ่มด้วยกริยา

4. ไม่ใช้ Context

ปัญหา: ดูรายการงานทั้งหมดและรู้สึกท่วมท้น แก้ไข: มองแค่งานที่ทำได้ในสถานการณ์ปัจจุบัน

การวัดผลความสำเร็จ

ตัวชี้วัดที่ดี

1. Mind Like Water: รู้สึกสงบและพร้อมรับมือสถานการณ์
2. ความมั่นใจ: ตัดสินใจได้ว่าจะทำอะไรต่อไป
3. การนอนหลับ: นอนหลับได้สนิทโดยไม่คิดเรื่องงาน
4. ความครบถ้วน: ไม่มีงานสำคัญหลุดลอยไป

สัญญาณเตือน

1. Inbox เต็ม: ไม่ได้ Process ข้อมูลใหม่
2. ไม่ได้ทำ Review: ระบบเก่าและไม่น่าเชื่อถือ
3. รู้สึกท่วมท้น: ดูงานทั้งหมดพร้อมกัน
4. ลืมงานสำคัญ: ระบบไม่ครอบคลุม

เทคนิคขั้นสูง

1. Area of Responsibility

การจัดกลุ่มงานตามบทบาท

• งานครอบครัว
• งานอาชีพ
• งานสุขภาพ
• งานการเงิน

2. Horizons of Focus

6 ระดับของการมองการ

• Horizon 5: Life Purpose (จุดมุ่งหมายชีวิต)
• Horizon 4: Vision (วิสัยทัศน์ 3-5 ปี)
• Horizon 3: Goals & Objectives (เป้าหมาย 1-2 ปี)
• Horizon 2: Areas of Responsibility (ด้านความรับผิดชอบ)
• Horizon 1: Projects (โครงการปัจจุบัน)
• Ground: Next Actions (การกระทำถัดไป)

3. Template และ Checklist

การสร้างแม่แบบสำหรับงานซ้ำ

• Checklist การเดินทางต่างประเทศ
• Template การประชุมลูกค้า
• Workflow การรับพนักงานใหม่

บทสรุป

“Getting Things Done” ไม่ใช่แค่หนังสือเกี่ยวกับการจัดการเวลา แต่เป็นการปฏิวัติวิธีคิดเกี่ยวกับการทำงานและการใช้ชีวิต

Key Takeaway ที่สำคัญที่สุด: “การสร้างระบบภายนอกที่เชื่อถือได้ เพื่อให้สมองเราว่างเปล่าและพร้อมสำหรับการคิดสร้างสรรค์”

หลักการที่ใช้ได้ทุกคน:

1. Capture Everything: บันทึกทุกอย่างออกจากสมอง
2. Clarify What It Means: ตัดสินใจว่าแต่ละสิ่งคืออะไร
3. Organize by Context: จัดกลุ่มตามบริบทการทำงาน
4. Review Regularly: ทบทวนระบบอย่างสม่ำเสมอ
5. Engage with Confidence: ลงมือทำด้วยความมั่นใจ

หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับ:

• ผู้บริหารที่มีงานเยอะและซับซ้อน
• พนักงานที่รู้สึกท่วมท้นกับงาน
• ใครก็ตามที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• คนที่ต้องการลดความเครียดจากงาน

ข้อควรจำ: GTD ไม่ใช่ระบบที่เรียนรู้ข้ามคืน แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงนิสัยและวิธีคิดที่ต้องใช้เวลาฝึกฝน การใช้อย่างถูกต้องจะทำให้คุณรู้สึกเบาใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

“Your mind is for having ideas, not holding them.” - David Allen